Souplesse et flexibilité – les clés de la réussite

Rares seront ceux d’entre nous qui regretteront l’année 2020. Malgré tout, elle s’est également caractérisée par des points positifs et des axes d’apprentissage qui pourraient nous aider à construire un avenir plus sûr. L’une des principales leçons apprises par les entreprises au cours de l’année passée souligne l’importance de la souplesse et de la flexibilité. La rapidité de réflexion, de compréhension et de réaction face à des conditions de marché changeantes a constitué un critère essentiel à la survie de nombreuses sociétés. Dans cet article, nous étudierons comment votre culture, vos collaborateurs et vos processus peuvent s’assouplir et quelles démarches vous pouvez entreprendre dès aujourd'hui pour vous préparer aux défis du futur.

Adaptez, changez, recommencez

Quatre principes de base pour la création d’une culture souple

1. Diriger, et éviter la microgestion 

Soyez clair quant à la direction que vous souhaitez donner à votre activité et aux principaux leviers permettant d’y parvenir. Définissez des rails de guidage ou des limites afin de laisser à vos collaborateurs une certaine flexibilité dans la manière d’atteindre leurs objectifs.

2. Tenir tout le monde au courant en permanence :

L’ensemble de vos collaborateurs doivent être informés de toute évolution dans la dynamique du marché ou de vos projets. Même en l’absence d’informations peu claires ou nouvelles, il est essentiel que les dirigeants communiquent ce message à leurs équipes et sollicitent leurs idées et leurs points de vue. Les goulets d’étranglement et autres obstacles doivent être compris rapidement afin de pouvoir être gérés à un stade précoce. Cela permet de prendre des décisions sur le terrain, là où elles ont le plus d’impact.

3. Éviter toute distraction :

Une concentration soutenue sur les tâches à accomplir permet de générer un fort sentiment de stabilité, qui aidera vos collaborateurs à focaliser leur attention même dans des circonstances incertaines.

4.Éviter les reproches :

Il est inévitable que quelque chose tourne mal à un moment donné. Le plus important est d’identifier et de comprendre rapidement les problèmes afin d’apporter les ajustements nécessaires.

Ne laissez pas les processus vous ralentir

Vos systèmes et processus doivent soutenir (ou, à tout le moins, ne doivent pas entraver) un alignement rapide des priorités sur les nouvelles circonstances. Un point essentiel pour cela est la mise en place d’un processus plus continu de suivi et de prise de décisions¹.

Les techniques permettant d'apporter des changements en période d'incertitude sont couvertes dans Planification et exécution en période d'incertitude.

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1. Hesmur research

Les individus font toute la différence

Les opportunités et les défis qui accompagnent un environnement rapide et incertain sont loin de convenir à tout le monde. Que vous cherchiez à développer la flexibilité de certaines équipes en particulier ou à instaurer des approches souples de manière plus générale, il est essentiel d’identifier des personnes à la mentalité et aux compétences adaptées.

Il est également indispensable de faire évoluer les personnes en question. Voici quelques approches que vous pourriez envisager :

• la formation par les pairs
• le mentorat par les pairs dans le domaine de la souplesse
• l’encouragement de valeurs et de principes souples au sein de votre activité en :
  • montrant grâce à des exemples pratiques en quoi la souplesse au travail peut être bénéfique pour vos collaborateurs comme pour votre activité
  • modifiant certaines pratiques de travail, par exemple sur certains projets
  • revoyant les structures d’incitation
• developing networking opportunities within and outside your industry to broaden thinking

Le développement de la flexibilité organisationnelle est un processus à long terme nécessitant un engagement sérieux de la part des dirigeants et une mise en cohérence de nombreux départements de l’entreprise.

Mettre en place un « Skunkworks » et trois autres actions que vous pouvez entreprendre dès maintenant

Le développement de la flexibilité organisationnelle est un processus à long terme nécessitant un engagement sérieux de la part des dirigeants et une mise en cohérence de nombreux départements de l’entreprise. Cela étant dit, voici quelques démarches que vous pouvez entreprendre dès maintenant pour enclencher le processus et en récolter les premiers fruits.

1. Mettre en place un « Skunkworks »

Vous avez un problème stratégique ou opérationnel particulièrement épineux sur les bras ? Rassemblez un petit groupe de personnes, de préférence avec des compétences et expériences différentes mais dans l’idéal capables de sortir des schémas établis, et demandez-leur de s’attaquer au problème. L’avantage d’un projet « Skunkworks » est que l’équipe peut se concentrer sur un unique défi sans induire de risques pour le reste de votre exploitation.

2. Diminuer le bruit et améliorer l’information

Si les données de marché ou de performance viennent rarement à manquer dans une entreprise moderne, des informations réellement pertinentes et concrètement exploitables n’en demeurent pas moins peu communes. Établir un jeu de données de marché et de performance fiable mais concentré est une démarche essentielle pour permettre aux équipes de prendre des décisions et d’avancer. Une bonne compréhension des indicateurs essentiels permet de fournir une focalisation cohérente ainsi que des rails de guidage, indispensables dans un environnement souple.

3. Rendre vos équipes autonomes, tout en leur offrant un filet de sécurité

L’un des principaux éléments caractérisant une organisation flexible est qu’elle donne aux équipes sur le terrain les moyens de prendre des décisions. Si cette approche peut être difficile pour des équipes et dirigeants qui n’y sont pas habitués, il est toutefois possible de réaliser une transition en douceur en intégrant suffisamment de contrôles et de bilans au processus. Il peut par exemple s’agir de seuils qui seront progressivement relâchés, de nouvelles informations en matière de gestion, voire d’évaluations par les pairs et de coaching.

4. Observer ce qui se passe en dehors de votre organisation

La souplesse organisationnelle ne se cantonne pas aux locaux de votre entreprise : adapter votre entreprise à un environnement en mutation nécessite une vision holistique notamment de vos réseaux de distribution, de votre chaîne logistique et de vos capacités de production. Rendre ces maillons plus flexibles et plus résilients peut constituer l’une des approches les plus simples à adopter pour améliorer la capacité de votre organisation à s’adapter à des conditions de marché en évolution rapide.

Leçons à tirer de la crise

Au cours de l’année passée, la crise du Covid-19 a été un choc sans précédent pour l’économie mondiale. Pourtant, l’incertitude n’a rien d’une nouveauté. Avant l’apparition du coronavirus, nous nous trouvions déjà au beau milieu d’une période d’incertitude accrue, et les problèmes qui l’ont engendrée n’ont pas disparu. Nous en avons simplement été détournés par un défi plus pressant.

Qu’il s’agisse des effets à long terme du télétravail, des conséquences du Brexit, de l’incertitude géopolitique globale ou des mesures mises en place contre le changement climatique, les entreprises doivent continuer à prendre en compte ces incertitudes dans leurs projets.

Par conséquent, voici les trois leçons que nous devons tirer de cette période et intégrer durablement à notre fonctionnement.

•  La planification et l’exécution dans des circonstances incertaines ne constituent plus une exception, mais doivent devenir des compétences fondamentales.
• La préparation aux chocs n’est plus le domaine exclusif des gestionnaires de risques, mais doit faire partie de l’organisation habituelle.
• La mise en place d'un modèle d’entreprise flexible et souple est un élément incontournable de la réussite

Ceux parmi nous qui parviendront à prendre le taureau par les cornes et à intégrer ces enseignements seront à même d’ouvrir une nouvelle voie pour la période post-Covid-19.