L’impact du Covid-19 sur les entreprises et les chaînes logistiques commence à se faire sentir fortement sur les activités normales dans l’ensemble des secteurs industriels. Avec la propagation du virus, un nombre croissant de collaborateurs ne sont plus en mesure de se rendre sur leur lieu de travail habituel.
Selon les prévisions, les effets sur les entreprises et les chaînes logistiques devraient s’intensifier à court terme, puis se prolonger à moyen terme. Il est important pour l’ensemble des sociétés de mettre en place dès maintenant des mesures de protection et de se préparer aux semaines et aux mois à venir.
Par ailleurs, il est essentiel de ne pas oublier les risques qui existaient avant l’apparition du Covid-19 : un accident, une blessure sérieuse ou un incendie grave peut toujours avoir un impact aussi important que d’habitude – si ce n’est davantage.
Ne pas perdre de vue l’essentiel
Soulignez, dans votre communication à l’attention de vos collaborateurs, que leur sécurité demeure votre priorité absolue. Soyez clair quant au fait que les défis actuels ne remettent en question ni les procédures de la société ni les bonnes pratiques, et que tout contournement ou exemption nécessitera les plus hauts niveaux d’autorisation, ainsi que des contrôles exhaustifs et détaillés.
Reconnaissez l’engagement de vos employés vis-à-vis de l’organisation, mais exhortez-les également à ne pas être « innovant » ou « ingénieux » dans la gestion de leur travail. S’ils ont des idées pour améliorer les choses, demandez-leur de les soumettre via les canaux dédiés.
Selon les prévisions, les effets sur les entreprises et les chaînes logistiques devraient s’intensifier à court terme, puis se prolonger à moyen terme. Il est important pour l’ensemble des sociétés de mettre en place dès maintenant des mesures de protection et de se préparer aux semaines et aux mois à venir.
Par ailleurs, il est essentiel de ne pas oublier les risques qui existaient avant l’apparition du Covid-19 : un accident, une blessure sérieuse ou un incendie grave peut toujours avoir un impact aussi important que d’habitude – si ce n’est davantage.
Ne pas perdre de vue l’essentiel
Soulignez, dans votre communication à l’attention de vos collaborateurs, que leur sécurité demeure votre priorité absolue. Soyez clair quant au fait que les défis actuels ne remettent en question ni les procédures de la société ni les bonnes pratiques, et que tout contournement ou exemption nécessitera les plus hauts niveaux d’autorisation, ainsi que des contrôles exhaustifs et détaillés.
Reconnaissez l’engagement de vos employés vis-à-vis de l’organisation, mais exhortez-les également à ne pas être « innovant » ou « ingénieux » dans la gestion de leur travail. S’ils ont des idées pour améliorer les choses, demandez-leur de les soumettre via les canaux dédiés.
Ne pas perdre de vue l’essentiel (suite)
Assurez-vous que les tâches essentielles, telles que la maintenance, les inspections de sécurité et le contrôle qualité soient assurées à un niveau reflétant ceux de la production et des services. Si le personnel disponible pour effectuer ces tâches est réduit, vous devrez peut-être :
• réduire la vitesse/les volumes de production «par rapport à la normale»,
• augmenter les temps dédiés aux travaux en cours ainsi qu’aux outils clés, afin de permettre la réalisation adéquate des contrôles qualité et des vérifications de sécurité,
• ou de réduire les durées d’exploitation afin de permettre la réalisation de la maintenance et du nettoyage dans des conditions satisfaisantes.
Si vous manquez de personnel, ne compromettez pas la sécurité – ou votre activité – en attribuant des tâches à des collaborateurs non qualifiés ou non formés. Assurez-vous de la disponibilité de matrices de compétences et de dossiers de formation à jour. S’il existe un besoin critique, établissez une liste des compétences du collaborateur concerné et documentez les écarts entre ses compétences actuelles et celles requises pour l’activité ou la tâche. Documentez également les mesures supplémentaires que vous mettrez en place pour assurer la sécurité du collaborateur et l’accomplissement sécurisé de l’activité.
Réfléchissez aux manières dont vous pouvez affecter des collaborateurs polyvalents à d’autres postes afin de préserver les activités de production, de maintenance et de sécurité essentielles. Si le nombre de collaborateurs dédiés à la maintenance et à la sécurité est insuffisant pour répondre aux niveaux minimaux requis, modifiez le planning de production et les niveaux de service en fonction des disponibilités. Ne lésinez pas sur le contrôle qualité, la sécurité, la maintenance et le nettoyage : cela pourrait engendrer des conséquences importantes.
S’il est impossible de respecter les niveaux de maintenance ou de tests prévus, cela est parfaitement compréhensible. Assurez-vous de revoir vos activités de maintenance en accordant la priorité au matériel essentiel pour la sécurité. Établissez clairement le stade de manque de maintenance à partir duquel le matériel ne peut plus être utilisé ; si ce stade est atteint, assurez-vous que le matériel en question soit mis hors service de manière sécurisée et clairement assorti d’une interdiction d’utilisation.
Assurez-vous que les tâches essentielles, telles que la maintenance, les inspections de sécurité et le contrôle qualité soient assurées à un niveau reflétant ceux de la production et des services. Si le personnel disponible pour effectuer ces tâches est réduit, vous devrez peut-être :
• réduire la vitesse/les volumes de production «par rapport à la normale»,
• augmenter les temps dédiés aux travaux en cours ainsi qu’aux outils clés, afin de permettre la réalisation adéquate des contrôles qualité et des vérifications de sécurité,
• ou de réduire les durées d’exploitation afin de permettre la réalisation de la maintenance et du nettoyage dans des conditions satisfaisantes.
Si vous manquez de personnel, ne compromettez pas la sécurité – ou votre activité – en attribuant des tâches à des collaborateurs non qualifiés ou non formés. Assurez-vous de la disponibilité de matrices de compétences et de dossiers de formation à jour. S’il existe un besoin critique, établissez une liste des compétences du collaborateur concerné et documentez les écarts entre ses compétences actuelles et celles requises pour l’activité ou la tâche. Documentez également les mesures supplémentaires que vous mettrez en place pour assurer la sécurité du collaborateur et l’accomplissement sécurisé de l’activité.
Réfléchissez aux manières dont vous pouvez affecter des collaborateurs polyvalents à d’autres postes afin de préserver les activités de production, de maintenance et de sécurité essentielles. Si le nombre de collaborateurs dédiés à la maintenance et à la sécurité est insuffisant pour répondre aux niveaux minimaux requis, modifiez le planning de production et les niveaux de service en fonction des disponibilités. Ne lésinez pas sur le contrôle qualité, la sécurité, la maintenance et le nettoyage : cela pourrait engendrer des conséquences importantes.
S’il est impossible de respecter les niveaux de maintenance ou de tests prévus, cela est parfaitement compréhensible. Assurez-vous de revoir vos activités de maintenance en accordant la priorité au matériel essentiel pour la sécurité. Établissez clairement le stade de manque de maintenance à partir duquel le matériel ne peut plus être utilisé ; si ce stade est atteint, assurez-vous que le matériel en question soit mis hors service de manière sécurisée et clairement assorti d’une interdiction d’utilisation.
Si un collaborateur a besoin d’une formation initiale ou de remise à niveau, assurez-vous qu’il puisse la suivre avant de commencer à travailler sur de nouvelles activités. Veillez également à ce que votre personnel ne soit pas débordé par des activités dépassant leur niveau de compétence.
Souvenez-vous qu’avant tout changement apporté aux pratiques de travail ou tout redéploiement de collaborateurs, une évaluation appropriée des risques doit être réalisée et documentée.
Il est également important de conserver la documentation adéquate concernant les décisions prises et le raisonnement qui a mené à ces décisions, afin de prévenir tout refus de couverture dans le cas où un incident se produirait.
Assurer la continuité des activités
Identifiez les domaines dans lesquels vous avez le plus besoin de préserver des ressources (main d’œuvre et matériel) pour maintenir votre productivité et votre rentabilité à court terme. Essayez au maximum d’affecter les ressources disponibles à ces domaines essentiels pour votre activité.
Préparez-vous à ralentir ou arrêter provisoirement la production ou les services moins essentiels, de manière à ne pas trop disperser les effectifs réduits. Un sous-effectif sur des activités essentielles pourrait engendrer des pannes ou d’autres situations dangereuses imprévues.
Si certains collaborateurs ou contractuels réalisent des missions spéciales cruciales pour votre activité et qu’ils sont les seuls qualifiés/autorisés/certifiés pour ces missions, réfléchissez aux manières dont vous pourriez gérer ces missions en leur absence. Demandez-vous également qui, en interne ou non, pourrait reprendre leur rôle à court terme.
Préparez-vous à réduire la production ou les services et à prévenir vos clients d’une possible pénurie. Malgré tous vos efforts, cette issue sera peut-être inévitable. Une grande partie de vos clients faisant eux aussi face à des problématiques comparables, leurs demandes à votre égard risquent de diminuer dans tous les cas, même si cela variera grandement selon les secteurs d’activité.
Si un collaborateur a besoin d’une formation initiale ou de remise à niveau, assurez-vous qu’il puisse la suivre avant de commencer à travailler sur de nouvelles activités. Veillez également à ce que votre personnel ne soit pas débordé par des activités dépassant leur niveau de compétence.
Souvenez-vous qu’avant tout changement apporté aux pratiques de travail ou tout redéploiement de collaborateurs, une évaluation appropriée des risques doit être réalisée et documentée.
Il est également important de conserver la documentation adéquate concernant les décisions prises et le raisonnement qui a mené à ces décisions, afin de prévenir tout refus de couverture dans le cas où un incident se produirait.
Assurer la continuité des activités
Identifiez les domaines dans lesquels vous avez le plus besoin de préserver des ressources (main d’œuvre et matériel) pour maintenir votre productivité et votre rentabilité à court terme. Essayez au maximum d’affecter les ressources disponibles à ces domaines essentiels pour votre activité.
Préparez-vous à ralentir ou arrêter provisoirement la production ou les services moins essentiels, de manière à ne pas trop disperser les effectifs réduits. Un sous-effectif sur des activités essentielles pourrait engendrer des pannes ou d’autres situations dangereuses imprévues.
Si certains collaborateurs ou contractuels réalisent des missions spéciales cruciales pour votre activité et qu’ils sont les seuls qualifiés/autorisés/certifiés pour ces missions, réfléchissez aux manières dont vous pourriez gérer ces missions en leur absence. Demandez-vous également qui, en interne ou non, pourrait reprendre leur rôle à court terme.
Préparez-vous à réduire la production ou les services et à prévenir vos clients d’une possible pénurie. Malgré tous vos efforts, cette issue sera peut-être inévitable. Une grande partie de vos clients faisant eux aussi face à des problématiques comparables, leurs demandes à votre égard risquent de diminuer dans tous les cas, même si cela variera grandement selon les secteurs d’activité.
Assurer la continuité des chaînes logistiques
Développez une bonne compréhension de vos fournisseurs essentiels et des produits ou services indispensables qu’ils vous fournissent. De quoi avez-vous besoin, en quelles quantités, pour quelle date et de la part de qui ?
Concentrez votre attention sur les produits et services essentiels pour votre productivité et votre rentabilité, ou sur ceux qui vous permettent de livrer vos clients prioritaires. Soyez prêt à accepter des livraisons réduites, voire inexistantes, pour des produits ou services moins critiques.
Veillez à ce que votre équipe Achats lance l’alerte lorsqu’un fournisseur vous informe qu’il interrompt son activité ou que ses livraisons seront retardées ou réduites. Assurez-vous que votre équipe de réception des livraisons en fasse autant si une livraison n’arrive pas ou arrive partiellement.
Si vous subissez ou prévoyez des retards ou des pénuries, recherchez et mettez en place immédiatement – dans la mesure du possible – des fournisseurs alternatifs pour les produits ou services concernés. Bien sûr, il est possible que les sources alternatives elles-mêmes soient également touchées et que vous vous retrouviez à court de solutions de repli.
Développez une bonne compréhension de vos fournisseurs essentiels et des produits ou services indispensables qu’ils vous fournissent. De quoi avez-vous besoin, en quelles quantités, pour quelle date et de la part de qui ?
Concentrez votre attention sur les produits et services essentiels pour votre productivité et votre rentabilité, ou sur ceux qui vous permettent de livrer vos clients prioritaires. Soyez prêt à accepter des livraisons réduites, voire inexistantes, pour des produits ou services moins critiques.
Veillez à ce que votre équipe Achats lance l’alerte lorsqu’un fournisseur vous informe qu’il interrompt son activité ou que ses livraisons seront retardées ou réduites. Assurez-vous que votre équipe de réception des livraisons en fasse autant si une livraison n’arrive pas ou arrive partiellement.
Si vous subissez ou prévoyez des retards ou des pénuries, recherchez et mettez en place immédiatement – dans la mesure du possible – des fournisseurs alternatifs pour les produits ou services concernés. Bien sûr, il est possible que les sources alternatives elles-mêmes soient également touchées et que vous vous retrouviez à court de solutions de repli.
Conseils
Si vous n’avez pas encore réfléchi à un plan de réponse en cas de pandémie, consultez les conseils très complets du Dr Jim Kennedy dans l’article suivant :
Le site internet de Continuity Central propose également d’autres conseils avisés dans le cadre du Covid-19 (ainsi que d’autres problématiques de continuité d’activité) :
https://www.continuitycentral.com/
Abonnez-vous à leur newsletter pour recevoir un accès régulier à des articles de qualité, y compris ceux de leur page Ressources, qui fournit des mises à jour fréquentes sur le coronavirus.
Vous pouvez également suivre le lien internet ci-dessous pour consulter une évaluation détaillée par McKinsey de l’évolution du coronavirus et de ses effets. Bien que cette étude date de fin février 2020, les dernières pages évoquent les impacts sur les activités et les chaînes logistIques et valent la peine d’être lues.
https://www.mckinsey.com/business-functions/risk/our-insights/covid-19-implications-for-business
Pour plus d’informations utiles, vous pouvez également vous référer aux sources suivantes :
Organisation mondiale de la Santé (OMS)
Une vidéo utile avec des informations détaillées sur le coronavirus
Fausses idées courantes sur le coronavirus
Si vous n’avez pas encore réfléchi à un plan de réponse en cas de pandémie, consultez les conseils très complets du Dr Jim Kennedy dans l’article suivant :
Le site internet de Continuity Central propose également d’autres conseils avisés dans le cadre du Covid-19 (ainsi que d’autres problématiques de continuité d’activité) :
https://www.continuitycentral.com/
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Vous pouvez également suivre le lien internet ci-dessous pour consulter une évaluation détaillée par McKinsey de l’évolution du coronavirus et de ses effets. Bien que cette étude date de fin février 2020, les dernières pages évoquent les impacts sur les activités et les chaînes logistIques et valent la peine d’être lues.
https://www.mckinsey.com/business-functions/risk/our-insights/covid-19-implications-for-business
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Organisation mondiale de la Santé (OMS)
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Fausses idées courantes sur le coronavirus
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