La pandémie a changé la donne en matière de mode de travail alternatif. Les salariés du monde entier ont montré que l’« impossible » était devenu possible et les attentes à l’égard du travail hybride sont importantes. Mais quelle est la meilleure approche et quels sont aspects que les entreprises doivent prendre en compte ?
Travail hybride : où et quand
Loin d’indiquer qu’il n’existe qu’une seule « bonne » réponse, cet article explore les considérations essentielles qu’il convient de prendre en compte lors de la création d’un environnement de travail hybride ainsi que les questions d’ordre stratégique et opérationnel que ce mode de travail soulève. Comme toute stratégie d’entreprise, cette approche n’est pas sans risque. Par conséquent, nous examinerons les mesures que les entreprises peuvent prendre pour atténuer les dangers potentiels d’un modèle de fonctionnement hybride.
Le travail hybride a principalement pour objet de rendre plus flexible une ou plusieurs des caractéristiques qui définissent le lieu de travail. Deux des caractéristiques les plus importantes sont le lieu et le moment où un poste est occupé. Comprendre l’impact de ces facteurs sur la productivité du travail, ainsi que les autres risques et opportunités qu’ils présentent, est une première étape importante dans la définition de votre approche en matière de travail hybride.
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Loin d’indiquer qu’il n’existe qu’une seule « bonne » réponse, cet article explore les considérations essentielles qu’il convient de prendre en compte lors de la création d’un environnement de travail hybride ainsi que les questions d’ordre stratégique et opérationnel que ce mode de travail soulève. Comme toute stratégie d’entreprise, cette approche n’est pas sans risque. Par conséquent, nous examinerons les mesures que les entreprises peuvent prendre pour atténuer les dangers potentiels d’un modèle de fonctionnement hybride.
Le travail hybride a principalement pour objet de rendre plus flexible une ou plusieurs des caractéristiques qui définissent le lieu de travail. Deux des caractéristiques les plus importantes sont le lieu et le moment où un poste est occupé. Comprendre l’impact de ces facteurs sur la productivité du travail, ainsi que les autres risques et opportunités qu’ils présentent, est une première étape importante dans la définition de votre approche en matière de travail hybride.
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Les modes de travail hybrides sont souvent des combinaisons de ces approches, avec un degré de flexibilité plus ou moins élevé en fonction du poste et des circonstances. Il peut s’agir d’un poste entièrement à distance ou entièrement sur place, en passant par toutes les combinaisons intermédiaires. De même, les horaires de travail peuvent être fixes ou flexibles. Même avant la pandémie, de nombreuses entreprises ont adopté des politiques dites d’« heures communes » qui définissent les heures de la journée où les salariés doivent être disponibles pour travailler avec d’autres collègues, tout en permettant une certaine flexibilité en dehors de ces heures pour effectuer un travail en particulier.
Il n’existe pas de modèle unique et ce qui fonctionne pour une entreprise peut ne pas fonctionner pour une autre. Il s’agit de trouver un équilibre entre les besoins du poste (par exemple, les facteurs qui optimisent la productivité) et les besoins de chaque salarié, tout en veillant à la gestion des risques. Nous explorons ici diverses méthodes permettant de comprendre les modèles les plus adaptés à votre entreprise.
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Les modes de travail hybrides sont souvent des combinaisons de ces approches, avec un degré de flexibilité plus ou moins élevé en fonction du poste et des circonstances. Il peut s’agir d’un poste entièrement à distance ou entièrement sur place, en passant par toutes les combinaisons intermédiaires. De même, les horaires de travail peuvent être fixes ou flexibles. Même avant la pandémie, de nombreuses entreprises ont adopté des politiques dites d’« heures communes » qui définissent les heures de la journée où les salariés doivent être disponibles pour travailler avec d’autres collègues, tout en permettant une certaine flexibilité en dehors de ces heures pour effectuer un travail en particulier.
Il n’existe pas de modèle unique et ce qui fonctionne pour une entreprise peut ne pas fonctionner pour une autre. Il s’agit de trouver un équilibre entre les besoins du poste (par exemple, les facteurs qui optimisent la productivité) et les besoins de chaque salarié, tout en veillant à la gestion des risques. Nous explorons ici diverses méthodes permettant de comprendre les modèles les plus adaptés à votre entreprise.
Pour beaucoup, le manque de collaboration « en personne » a entravé la capacité d’innover et, s’il est indéniable que le partage des points de vue dans une même pièce est stimulant.
Huit aspects importants
1. Comprendre les moteurs de la productivité au sein de votre entreprise
Bien que l’on ait observé1 une augmentation de la productivité des personnes ayant la possibilité de travailler à distance, cette augmentation varient en fonction des différents types de poste. De même, nombreux sont ceux qui pensent que cette soudaine augmentation de la productivité est durable. Un examen attentif des facteurs de productivité des différents postes est nécessaire pour mettre en place des modes de travail hybrides qui soient bénéfiques aussi bien pour le salarié que pour son employeur.
2. Faire preuve d’ouverture d’esprit en matière de collaboration
Pour beaucoup, le manque de collaboration « en personne » a entravé la capacité d’innover et, s’il est indéniable que le partage des points de vue dans une même pièce est stimulant, les nombreux confinements qui se sont succédés nous ont permis de découvrir un certain nombre d’outils de collaboration en ligne capables de reproduire une partie de cette énergie de brainstorming en personne. Mais soyons honnêtes aussi, le brainstorming en équipe ne convient pas à certaines personnalités. C’est pourquoi une approche plus structurée, combinant des solutions de travail à distance et des réunions en présentiel, donnera probablement de meilleurs résultats. Le mot d’ordre ici est l’équité, sur laquelle je reviendrai un peu plus loin.
[1] Reuters - Euro zone companies see productivity boost from pandemic - ECB survey
3. Travailler davantage pour créer et maintenir la culture
L’importance de la culture dans le succès d’une entreprise ne peut être sous-estimée. Cela dit, le lieu de travail étant un élément fondamental pour définir cette culture, les dirigeants et les responsables hiérarchiques doivent redoubler d’efforts pour créer ce sentiment d’inclusion. Ils doivent veiller à ce que chaque interaction en personne renforce les messages que l’entreprise souhaite véhiculer et à ce qu’elle soit soutenue par plusieurs moyens de communication numériques ou à distance.
4. Recruter, faire évoluer et retenir les bonnes personnes
Au lendemain de la pandémie, le travail hybride doit être un outil essentiel dans la course aux talents. Les employés potentiels ne rechercheront pas uniquement la flexibilité des horaires ou du lieu de travail. Les entreprises doivent être en mesure de démontrer qu’elles disposent également des processus et de l’infrastructure nécessaires pour faire évoluer leurs salariés. Dans un environnement de travail hybride, nous ne pouvons pas partir du principe que la formation et les opportunités d’évolution des salariés se font de manière passive. Même si un entretien en personne pendant un temps limité répondra toujours à certains besoins informels en matière d’accompagnement et d’orientation, des interactions structurées doivent être planifiées pour garantir que les salariés continuent de recevoir le soutien nécessaire même lorsqu’ils ne sont pas au bureau.
1. Comprendre les moteurs de la productivité au sein de votre entreprise
Bien que l’on ait observé1 une augmentation de la productivité des personnes ayant la possibilité de travailler à distance, cette augmentation varient en fonction des différents types de poste. De même, nombreux sont ceux qui pensent que cette soudaine augmentation de la productivité est durable. Un examen attentif des facteurs de productivité des différents postes est nécessaire pour mettre en place des modes de travail hybrides qui soient bénéfiques aussi bien pour le salarié que pour son employeur.
2. Faire preuve d’ouverture d’esprit en matière de collaboration
Pour beaucoup, le manque de collaboration « en personne » a entravé la capacité d’innover et, s’il est indéniable que le partage des points de vue dans une même pièce est stimulant, les nombreux confinements qui se sont succédés nous ont permis de découvrir un certain nombre d’outils de collaboration en ligne capables de reproduire une partie de cette énergie de brainstorming en personne. Mais soyons honnêtes aussi, le brainstorming en équipe ne convient pas à certaines personnalités. C’est pourquoi une approche plus structurée, combinant des solutions de travail à distance et des réunions en présentiel, donnera probablement de meilleurs résultats. Le mot d’ordre ici est l’équité, sur laquelle je reviendrai un peu plus loin.
[1] Reuters - Euro zone companies see productivity boost from pandemic - ECB survey
3. Travailler davantage pour créer et maintenir la culture
L’importance de la culture dans le succès d’une entreprise ne peut être sous-estimée. Cela dit, le lieu de travail étant un élément fondamental pour définir cette culture, les dirigeants et les responsables hiérarchiques doivent redoubler d’efforts pour créer ce sentiment d’inclusion. Ils doivent veiller à ce que chaque interaction en personne renforce les messages que l’entreprise souhaite véhiculer et à ce qu’elle soit soutenue par plusieurs moyens de communication numériques ou à distance.
4. Recruter, faire évoluer et retenir les bonnes personnes
Au lendemain de la pandémie, le travail hybride doit être un outil essentiel dans la course aux talents. Les employés potentiels ne rechercheront pas uniquement la flexibilité des horaires ou du lieu de travail. Les entreprises doivent être en mesure de démontrer qu’elles disposent également des processus et de l’infrastructure nécessaires pour faire évoluer leurs salariés. Dans un environnement de travail hybride, nous ne pouvons pas partir du principe que la formation et les opportunités d’évolution des salariés se font de manière passive. Même si un entretien en personne pendant un temps limité répondra toujours à certains besoins informels en matière d’accompagnement et d’orientation, des interactions structurées doivent être planifiées pour garantir que les salariés continuent de recevoir le soutien nécessaire même lorsqu’ils ne sont pas au bureau.
5. Placer le personnel sur un pied d’égalité
L’équité et l’inclusion sont des éléments clés de la réussite d’une approche en matière de travail hybride. Autrement dit, il convient de s’assurer que les salariés qui travaillent à distance sont traités de la même manière que ceux qui sont présents au bureau. Cela peut se traduire par la façon dont les réunions sont organisées, les interactions sociales sont structurées et les relations d’encadrement sont établies. Il peut s’avérer nécessaire de formaliser des interactions traditionnellement informelles (par exemple, en transformant des discussions « autour de la machine à café » en des réunions en ligne planifiées entre les différents membres du personnel) afin de garantir que le personnel qui travaille à distance puisse apporter leur contribution et évoluer au sein de l’entreprise au même titre que le personnel qui travaille dans les bureaux. Il convient également de déployer des efforts concertés pour veiller à ce qu’aucun préjugé inconscient ne vienne influencer les décisions portant sur la formation des équipes ou la promotion des salariés.
6. Soutenir les responsables hiérarchiques
Le rôle d’un responsable hiérarchique a toujours été difficile et sera, à certains égards, encore plus difficile avec l’émergence du travail hybride, car il devra assumer plus de tâches que dans un environnement de travail traditionnel. Le besoin accru de chorégraphier les interactions et les nombreux nouveaux facteurs à prendre en compte rendent le rôle des responsables hiérarchiques encore plus important. Il est essentiel de veiller à ce qu’ils suivent la formation, aient accès aux outils et bénéficient du temps nécessaires pour opérer ce changement.
[2] CIPD HR Infor: Returning to the workforce – Hybrid Working
7. Votre devoir de vigilance ne se limite pas au bureau
Bien que les exigences en matière de santé et de sécurité concernant le travail à distance aient été quelque peu fluctuantes au cours de la pandémie, les employeurs doivent garder à l’esprit que leurs responsabilités sont les mêmes que leurs salariés soient au bureau ou qu’ils travaillent à domicile ou que l’arrangement ait été demandé par le salarié ou imposé par l’employeur.
8. L’approche « en tout lieu, à tout moment » a des implications juridiques et fiscales
Lorsque les salariés continuent de travailler depuis un domicile fiscal, les arrangements sont plus simples, mais si l’entreprise a mis en place une politique de travail à distance, les exigences en matière de résidence fiscale doivent être soigneusement examinées. Les implications du point de vue du droit du travail peuvent également poser un certain nombre de problématiques si elles ne sont pas pleinement réfléchies. La première étape consiste à comprendre si l’arrangement est demandé par le salarié ou imposé par l’employeur . En cas de demande du salarié, il est essentiel de suivre un processus approprié et de donner des indications claires sur les raisons pouvant être invoquées pour refuser la demande. La cohérence dans l’application des politiques est essentielle pour éviter les pièges, mais aussi pour maintenir l’équité globale de l’approche.
5. Placer le personnel sur un pied d’égalité
L’équité et l’inclusion sont des éléments clés de la réussite d’une approche en matière de travail hybride. Autrement dit, il convient de s’assurer que les salariés qui travaillent à distance sont traités de la même manière que ceux qui sont présents au bureau. Cela peut se traduire par la façon dont les réunions sont organisées, les interactions sociales sont structurées et les relations d’encadrement sont établies. Il peut s’avérer nécessaire de formaliser des interactions traditionnellement informelles (par exemple, en transformant des discussions « autour de la machine à café » en des réunions en ligne planifiées entre les différents membres du personnel) afin de garantir que le personnel qui travaille à distance puisse apporter leur contribution et évoluer au sein de l’entreprise au même titre que le personnel qui travaille dans les bureaux. Il convient également de déployer des efforts concertés pour veiller à ce qu’aucun préjugé inconscient ne vienne influencer les décisions portant sur la formation des équipes ou la promotion des salariés.
6. Soutenir les responsables hiérarchiques
Le rôle d’un responsable hiérarchique a toujours été difficile et sera, à certains égards, encore plus difficile avec l’émergence du travail hybride, car il devra assumer plus de tâches que dans un environnement de travail traditionnel. Le besoin accru de chorégraphier les interactions et les nombreux nouveaux facteurs à prendre en compte rendent le rôle des responsables hiérarchiques encore plus important. Il est essentiel de veiller à ce qu’ils suivent la formation, aient accès aux outils et bénéficient du temps nécessaires pour opérer ce changement.
[2] CIPD HR Infor: Returning to the workforce – Hybrid Working
7. Votre devoir de vigilance ne se limite pas au bureau
Bien que les exigences en matière de santé et de sécurité concernant le travail à distance aient été quelque peu fluctuantes au cours de la pandémie, les employeurs doivent garder à l’esprit que leurs responsabilités sont les mêmes que leurs salariés soient au bureau ou qu’ils travaillent à domicile ou que l’arrangement ait été demandé par le salarié ou imposé par l’employeur.
8. L’approche « en tout lieu, à tout moment » a des implications juridiques et fiscales
Lorsque les salariés continuent de travailler depuis un domicile fiscal, les arrangements sont plus simples, mais si l’entreprise a mis en place une politique de travail à distance, les exigences en matière de résidence fiscale doivent être soigneusement examinées. Les implications du point de vue du droit du travail peuvent également poser un certain nombre de problématiques si elles ne sont pas pleinement réfléchies. La première étape consiste à comprendre si l’arrangement est demandé par le salarié ou imposé par l’employeur . En cas de demande du salarié, il est essentiel de suivre un processus approprié et de donner des indications claires sur les raisons pouvant être invoquées pour refuser la demande. La cohérence dans l’application des politiques est essentielle pour éviter les pièges, mais aussi pour maintenir l’équité globale de l’approche.
Par où commencer
Que vous soyez en train d’élaborer votre stratégie de travail hybride ou de revoir ses modalités de mise en œuvre, gardez les aspects suivants à l’esprit :
Équilibre entre les besoins du poste et les besoins du salarié
Les arrangements en matière de travail hybride ne sont efficaces que s’ils permettent d’améliorer la productivité et la satisfaction des salariés, qu’ils travaillent dans les bureaux de l’entreprise ou en dehors. Cela est possible avec le travail hybride, mais les postes doivent être soigneusement évalués (et probablement réévalués) pour garantir que cela sera le cas.
L’équité au cœur du processus d’élaboration
De nombreux pièges du travail hybride peuvent être évités si l’équité fait partie du processus d’élaboration. Qu’il s’agisse de garantir l’égalité de participation aux réunions, d’offrir des possibilités d’apprentissage et d’évolution appropriées aux nouveaux membres du personnel ou d’éviter les préjugés inconscients dans les décisions concernant les promotions, l’équité doit être au cœur de cette approche. L’équité est également cruciale dans la mise en place de nouveaux arrangements en fonction des personnes. Si le travail à domicile peut apporter une flexibilité indispensable pour certains, il peut être un véritable cauchemar pour d’autres.
L’importance du travail de préparation et de l’évaluation continue de l’approche adoptée
Pour que le travail hybride soit adapté à votre entreprise, il ne suffit pas d’avoir la bonne vision. Il est essentiel de s’assurer que les technologies et l’infrastructure, les considérations juridiques et contractuelles, la formation et le soutien nécessaires sont en place. Ce travail se poursuivra tout au long du processus de mise en œuvre, à mesure que vous apprendrez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Il est possible que tout ne soit pas parfait dès le départ. C’est pourquoi une ouverture d’esprit et la volonté d’apprendre et de faire évoluer votre approche au fil du temps pourront se révéler utiles.
Que vous soyez en train d’élaborer votre stratégie de travail hybride ou de revoir ses modalités de mise en œuvre, gardez les aspects suivants à l’esprit :
Équilibre entre les besoins du poste et les besoins du salarié
Les arrangements en matière de travail hybride ne sont efficaces que s’ils permettent d’améliorer la productivité et la satisfaction des salariés, qu’ils travaillent dans les bureaux de l’entreprise ou en dehors. Cela est possible avec le travail hybride, mais les postes doivent être soigneusement évalués (et probablement réévalués) pour garantir que cela sera le cas.
L’équité au cœur du processus d’élaboration
De nombreux pièges du travail hybride peuvent être évités si l’équité fait partie du processus d’élaboration. Qu’il s’agisse de garantir l’égalité de participation aux réunions, d’offrir des possibilités d’apprentissage et d’évolution appropriées aux nouveaux membres du personnel ou d’éviter les préjugés inconscients dans les décisions concernant les promotions, l’équité doit être au cœur de cette approche. L’équité est également cruciale dans la mise en place de nouveaux arrangements en fonction des personnes. Si le travail à domicile peut apporter une flexibilité indispensable pour certains, il peut être un véritable cauchemar pour d’autres.
L’importance du travail de préparation et de l’évaluation continue de l’approche adoptée
Pour que le travail hybride soit adapté à votre entreprise, il ne suffit pas d’avoir la bonne vision. Il est essentiel de s’assurer que les technologies et l’infrastructure, les considérations juridiques et contractuelles, la formation et le soutien nécessaires sont en place. Ce travail se poursuivra tout au long du processus de mise en œuvre, à mesure que vous apprendrez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Il est possible que tout ne soit pas parfait dès le départ. C’est pourquoi une ouverture d’esprit et la volonté d’apprendre et de faire évoluer votre approche au fil du temps pourront se révéler utiles.
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